20 Tips Voor een Succesvolle rol als Advocaat bij Mediation

Advocaten kunnen een belangrijke bijdrage leveren aan het mediationproces. Essentieel daarvoor is dat zij zich ervan bewust zijn dat ze in mediation een andere rol hebben dan normaal en dat ze die rol ook benutten. 20 tips voor het bereiken van het beste resultaat voor jouw cliënt.

Bij aanvang van een mediation is een van de eerste vragen van partijen: wie komt er aan de mediationtafel? In het ene geval is dat onmiddellijk duidelijk; in het andere geval is dit al een mediation op zich waard. Zijn er advocaten betrokken dan is de vraag of deze meekomen naar de mediationgesprekken.

Vaak zeggen partijen: “Ik neem onze advocaat niet mee want ik wil het niet juridiseren”

Of: “Ik wil niet dat de advocaat van de ander mee komt want die heeft het helemaal op het spits gedreven”.

Ook de extra advocaatkosten kunnen bij deze beslissing uiteraard een rol spelen.

Ervaren mediators kunnen met beide situaties – met of zonder advocaat – uit de voeten en gaan juridische aspecten niet uit de weg. Hoewel in de mediation de nadruk ligt op de belangen (en dat is wezenlijk anders dan standpunten, zie hierna), speelt het juridische kader immers wel een rol. Zeker bij commerciële en andere zakelijke geschillen zijn er dikwijls al contracten getekend en juridische aannames en standpunten bepaald die van wezenlijke invloed kunnen zijn op hoe partijen aan tafel zitten.

De uitdaging voor de advocaat aan de medationtafel is op een constructieve manier te laveren tussen de juridische standpunten en achterliggende  belangen, óók die van de andere partij. Hoe bereik je dat?

Een goede voorbereiding

Zoals bij alle onderhandelingen geldt: voorbereiding is het halve werk.

Tip 1 Leg uw cliënt uit wat mediation is, wat hij kan verwachten, hoe het proces verloopt

Tip 2 Het is belangrijk dat u zich hierbij beseft – en u dit ook aan uw cliënt overbrengt – dat mediation wezenlijk anders is dan het ventileren van de eigen (juridische) standpunten en het proberen te overtuigen van de andere partij van het eigen gelijk. Het gaat om het uitwisselen van belangen en het op basis daarvan zoeken naar oplossingen.

Tip 3 Inventariseer met uw cliënt welke onderwerpen besproken moeten worden en stel vast wat belangrijk is voor uw cliënt en het bedrijf dat hij vertegenwoordigt; hij moet per slot van rekening intern verantwoording afleggen over het resultaat. Inventariseer ook wat er op dat punt bij de andere partijen zou kunnen spelen.

Tip 4 Stem af hoe u en uw cliënt zich gaan opstellen: welke houding draagt bij aan het bereiken van het gewenste resultaat? Bedenk daarbij dat een verwijtende houding tijd en geld kost.

Inventariseer belangen

Bij de inventarisatie gaat het erom in kaart te brengen wat er speelt, wat de wensen en issues zijn van partijen, wat aan beide kanten belangrijk is om verder te kunnen. In mediationtermen: wat zijn de belangen?

Tip 5 Help uw cliënt in het naar voren brengen wat voor hem/het bedrijf belangrijk is in een oplossing.

Tip 6 Probeer erachter te komen waar het de andere partij(en) om gaat en zorg ervoor dat de daarvoor benodigde informatie op tafel komt.

Tip 7 Voert u het woord, geef dan het goede voorbeeld: spreek respectvol, wees toekomstgericht en denk zo veel mogelijk vanuit belangen. Kies woorden die daarbij passen en denk er ook aan dat uw tone of voice en lichaamshouding dit onderstreept. Stel open vragen en luister met een open houding. Vat eventueel samen wat u de andere partij hebt horen zeggen om te checken of u het goed hebt begrepen en vraag zo nodig door.

Tip 8 Probeer het juridische gelijk van uw cliënt te parkeren. Aandacht vragen voor juridische aspecten mag wel.

Denken in mogelijkheden

In de fase van het opties genereren zoeken partijen naar mogelijkheden die tegemoet zouden kunnen komen aan hun beider belangen.

Tip 9 Sta open voor het verkennen van alle mogelijkheden. Doe actief mee in het proces van brainstormen, denk out of the box en op basis van de belangen

Tip 10 Ga niet meteen discussiëren over de haalbaarheid van de opties.

Tip 11 Als er sprake is van no go’s, kijk naar wat er wél mogelijk is.

Tip 12 Hangt een no go samen met bejegening, emoties of nog niet hersteld vertrouwen, maak dit dan bespreekbaar, zodat daaraan de benodigde aandacht kan worden besteed. Dit kan eventueel in een apart gesprek met de mediator.

Constructief onderhandelen

Als alle voorgaande fasen zijn doorlopen wordt er onderhandeld. Wat doet u als de onderhandelingen niet vlotten?

Tip 13 Weet wat het alternatief is als er in de mediation geen oplossing wordt gevonden en wees daarin reëel. Neem daarin mee dat uw inschatting van de succeskans, opgeteld bij de inschatting van de advocaat van de andere partij, in de regel boven de 100% uitkomt. Dat betekent dat in ieder geval één van de advocaten de kansen te rooskleurig inschat. Besef dat u dat ook kunt zijn.

Tip 14 Adviseer uw cliënt pas te stoppen als u zeker weet dat het alternatief voor hem en het bedrijf dat hij vertegenwoordigt buiten de mediationtafel beter is dan door onderhandelen. Check: weet u dit echt zeker? Neem daarbij de vraag mee in hoeverre de verschillende belangen van uw cliënt écht worden gediend bij stoppen of doorgaan. Winst in een procedure hoeft niet te betekenen dat het probleem van uw cliënt daarmee is opgelost.

Tip 15 Laat u niet verleiden tot juridisch getouwtrek maar blijf constructief en creatief in het zoeken naar oplossingen op basis van de belangen (aan beide kanten).

Tip 16 Heb geduld en houdt vertrouwen; in mediation is het vaak twee stappen vooruit en één achteruit.

Vastlegging en ondertekening

De vastlegging lijkt het makkelijke sluitstuk. Partijen zijn er uit. Toch is het niet altijd een gelopen race. In mediation geldt dat er pas overeenstemming is als de afspraken vastliggen en zijn ondertekend.

Tip 17 Stelt u de overeenkomst op, hou het bij de uitwerking van wat er is afgesproken: te veel extra tekst kan tot onnodige discussies leiden.

Tip 18 Ontstaat er toch discussie over details en merkt u dat de advocaten er onderling niet uitkomen: leg het dan tijdig terug bij de mediator met het verzoek om een voorstel voor de voortgang. Schroom niet nogmaals aan tafel te gaan zitten of vraag om een gezamenlijke conference call met de mediator. Dat werkt doorgaans beter en minder escalerend dan een eindeloze mailwisseling tussen advocaten.

Tip 19 Zorg in overleg met de mediator voor een goede afronding. Dit kan een afrondende bijeenkomst zijn, waarin de overeenkomst wordt getekend, maar dat is niet altijd nodig.

Tip 20 Maak in ieder geval afspraken over de communicatie, (juist) ook als de mediation niet is geslaagd. Zonder afspraken geldt immers dat alles wat in mediation besproken is, vertrouwelijk blijft.

Samenvattend: onderschat uw rol als advocaat in mediation niet. Advocaten kunnen een mediation maken of breken. Dit geldt ook als de advocaten niet aan de mediationtafel plaatsnemen. Uw betrokkenheid – en daarmee uw invloed – is gedurende het gehele mediationproces van belang*.

*Advocaten die meer willen weten over  hun rol in mediation, zie: “De advocaat in mediation” tips, trucs en blunders, mr. Eva Schutte en mr. Jacqueline Spierdijk, SDU Uitgevers.

Over de auteur

Paula Boshouwers is als mediationadvocaat en NMI Registermediator verbonden aan ReulingSchutte.