Algemene Voorwaarden Opstellen: dit Zijn do’s and Dont’s

Door Janhein Strop
algemene voorwaarden opstellen

Algemene voorwaarden opstellen, is een van de eerste juridische hobbels waar je als ondernemer overheen moet. Wat moet je vooral niet doen? En wat juist wel? Dit zijn de belangrijkste do’s en dont’s.

Conflictvrij ondernemen gaat niet zonder heldere juridische afspraken. Die kun je daarom maar beter zo vroeg mogelijk vastleggen. En wat is dan handiger dan één keer een juridische set van algemene voorwaarden opstellen, die voor alle klanten en diensten gelden? Vraag is dus hoe je algemene voorwaarden goed en kostenefficiënt kan opstellen, zonder dat de onderneming juridisch steken laat vallen.

Algemene voorwaarden opstellen: wat moet je niet doen?

Veel ondernemers kopiëren uit gemakzucht en gebrek aan juridische kennis de algemene voorwaarden van een concurrent. Realiseer je dat dit niet zonder risico is. Ook al is je product of de dienst identiek, goede algemene voorwaarden opstellen is altijd een vertaalslag van specifieke bedrijfskeuzes.

Denk aan het verdienmodel dat je hanteert en hoe je wil omgaan met leveranciers en klanten. Kies je als bedrijf voor een abonnementsvorm met lange opzegtermijn of juist voor een pay as you go-model? Nog belangrijker zijn de risico’s die er kleven aan de dienstverlening en hoe het bedrijf die juridisch wil managen.

Neem de mogelijkheden je aansprakelijkheid te beperken in algemene voorwaarden. Hoe ver wil je daarin als ondernemer in redelijkheid gaan?

Bij opstellen algemene voorwaarden beter niet knippen en plakken

Algemene voorwaarden opstellen kan je dus maar beter niet doen door te knippen en plakken. Los van het risico op plagiaat is het als leek moeilijk in te schatten welke gekopieerde onderdelen van de algemene voorwaarden exact op jouw situatie van toepassing zijn. Bovendien loop je het gevaar dat belangrijke onderdelen van de dienstverlening in de algemene voorwaarden ontbreken en dat de voorwaarden die wél zijn overgenomen, te algemeen zijn.

In de toekomst kan dit tot kostbare juridische problemen leiden die je juist zo graag wilde voorkomen. Een simpel voorbeeld. Stel: je verhuurt auto’s net als een autoverhuurbedrijf vijf straten verderop. Terwijl jouw concurrent uitsluitend auto’s vanuit zijn garage verhuurt, kies jij voor extra service: via een online reserveringssysteem kunnen jouw klanten op diverse locaties zelf de auto huren. Bovendien zijn al jouw auto’s elektrisch en daardoor milieuvriendelijker. Verder biedt je jouw klanten tevens de mogelijkheid om via de website een autodate te maken voor gezamenlijk huur, zodat zij kosten kunnen besparen.

Jullie verhuren dus allebei auto’s maar jouw keuze voor extra service brengt andere risico’s mee. Wat als jouw website inclusief zelfbedieningssysteem tijdelijk offline is? En wat als klant X en klant Y met de gehuurde auto een verkeersboete veroorzaken? Hoe kan je die kosten dan verhalen? Vanzelfsprekend hangen de juridische consequenties van deze situaties sterk af van de formulering van de algemene voorwaarden.

Wat kan je wél doen om kosten te besparen bij algemene voorwaarden opstellen?

Denk eerst eens goed na over de bedrijfsactiviteiten. Hoe standaard is het wat je doet? Werk je met één type klant of juist veel verschillende partijen? Voor consumenten gelden bijvoorbeeld andere regels dan voor zakelijke klanten bij het opstellen van de algemene voorwaarden. Bij een standaard dienstverlening is het makkelijker aan te sluiten bij bestaande modellen. Er zijn verschillende partijen die deze kosteloos aanbieden – denk aan de Kamer van Koophandel of een branchevereniging.

Als je zelf onvoldoende juridische kennis hebt, is zelf voorwaarden opstellen niet zonder risico. Als je zeker wilt weten of je voorwaarden goed aansluiten, dan is het geen slecht idee je voorwaarden in ieder geval te laten controleren door een advocaat met kennis van zaken. Wij hebben advocaten uit ons netwerk geselecteerd die jarenlange ervaring hebben op dit terrein.

Wil je algemene voorwaarden laten checken door een advocaat voor een vaste prijs?

>> Vind de beste fixed fee deal via LegalDutch, het grootste juridisch inkoopplatform van Nederland  

Soms is het verstandiger om algemene voorwaarden op maat te laten maken, omdat standaard voorwaarden simpelweg niet aansluiten bij jouw business. Advocaten met affiniteit met jouw branche en dienstverlening kunnen voorwaarden opstellen voor een vaste prijs, zodat je altijd van te voren weet waar je aan toe bent. Prijzen via LegalDutch variëren van 400 tot 2500, afhankelijk van hoe afwijkend en ingewikkeld jouw situatie is. Het aanvragen van prijzen kost niets.

Wil je algemene voorwaarden op maat laten maken door een advocaat?

>> Vergelijk prijs en kwaliteit van advocaten via LegalDutch

Ga bij algemene voorwaarden opstellen altijd uit van jouw business

En last but not least: zorg dat je jouw dienstverlening, klantenservice, verdienmodel, betaalmogelijkheden et cetera goed in kaart brengt. Advocaten en juristen gaan bij het opstellen van algemene voorwaarden altijd uit van jouw business en wensen. Als je dat paraat hebt, scheelt dat bij de vertaalslag naar algemene voorwaarden enorm in tijd en dus kosten.

Janhein Strop

Over de auteur

Ik ben oprichter van LegalDutch. Vergeet alles wat je dacht over advocaten. Wij doen het anders. We helpen ondernemingen met zelfvertrouwen slimmere juridische beslissingen te nemen. Daarvoor brengen we hen naadloos in contact met de juiste specialisten, die transparant zijn over kwaliteit, tarief en hoe ze kunnen bijdragen aan succes. Zo brengen we je business vooruit.