Personeel Uitzenden Naar het Buitenland: zo doe je dat

Door Sanne van Ruitenbeek

Als u personeel voor korte of lange tijd uit wil zenden naar het buitenland, welke constructies zijn dan mogelijk? En wat zijn de risico’s waar u als werkgever op moet letten?

>> Lees hier alles over het aannemen van buitenlandse werknemers in Nederland

Ongeacht de reden om personeel naar het buitenland uit te zenden, is het van belang om te weten over welke vragen vooraf moeten worden nagedacht:

  • Hoe lang zal de buitenlandse opdracht duren?
  • Betreft het een tijdelijke uitzending naar het buitenland, waarbij de werknemer na afloop een functie in Nederland zal oppakken?
  • Blijft/treedt de medewerker in dienst van de Nederlandse entiteit of treedt hij (tijdelijk) in dienst van een buitenlandse entiteit?
  • Het arbeidsrecht van welk land is van toepassing op de arbeidsovereenkomst?
  • Is er een werkvergunning vereist?
  • In welk land moet er loonbelasting worden betaald?
  • In welk land moeten er premies worden afgedragen voor sociale verzekeringen en pensioen?
  • Wat als uw medewerker ziek wordt in het buitenland?
  • Moet het concurrentiebeding opnieuw worden overeengekomen om uw medewerkers daar in het buitenland ook aan te kunnen houden?
  • Welke nationale feestdagen zullen gelden?
  • Wordt een cultuurtraining aangeboden?
  • Wordt de verhuizing naar het buitenland vergoed?
  • Wordt huisvesting in het buitenland vergoed?
  • Worden de schoolkosten van de kinderen vergoed?
  • Welke overige onkosten worden vergoed?
  • Wat als de medewerker de buitenlandse uitzending voortijdig wil afbreken?
  • Wat als u als werkgever de buitenlandse uitzending voortijdig wil afbreken?
  • Welke opzegtermijnen gelden?
  • Wordt verhuizing terug naar Nederland vergoed?

Constructies voor buitenlandse uitzending

Als u een werknemer wilt uitzenden naar het buitenland, dan is het goed om te beseffen dat er meerdere uitzendconstructies mogelijk zijn. Bij de keuze die wordt gemaakt spelen de hierboven genoemde vragen ook een rol.

De verschillende uitzendconstructies zijn:

  • detacheringsconstructie;
  • opschortingsconstructie (1);
  • opschortingsconstructie (2);
  • beëindigingsconstructie.

Detacheringsconstructie

Bij een detacheringsconstructie blijft de oorspronkelijke arbeidsovereenkomst tussen de werkgever en de medewerker die wordt uitgezonden, ook wel expat, in stand tijdens de uitzending naar het buitenland. De expat kan wel vallen onder het gezag van de buitenlandse vestiging, maar treedt daar niet in dienst. Voor de duur van de uitzending is het gebruikelijk om een aanvullende arbeidsovereenkomst te sluiten waarin afspraken worden gemaakt over de onderwerpen die hiervoor zijn benoemd (duur, terugkeer, onkostenvergoeding etc.). De detacheringsconstructie komt veel voor bij kortdurende uitzendingen (minder dan drie maanden).

Opschortingsconstructie (1)

Bij deze opschortingsconstructie sluit de Nederlandse werkgever een nieuwe arbeidsovereenkomst met nieuwe arbeidsvoorwaarden af met de expat voor de duur van de buitenlandse uitzending. Hierin kunnen de arbeidsvoorwaarden zijn aangepast naar het recht dat geldt in het buitenland. De oorspronkelijke arbeidsovereenkomst wordt opgeschort voor de duur van de uitzending en herleeft na beëindiging van de uitzending. De expat treedt ook bij deze uitzendconstructie niet in dienst bij de buitenlandse vestiging, maar staat vaak wel onder het gezag van de buitenlandse vestiging. Deze constructie gebruiken werkgevers vaak bij detacheringen van langer dan een jaar.

Opschortingsconstructie (2)

Bij de tweede variant van de opschortingsconstructie sluiten de buitenlandse vestiging en de expat een nieuwe arbeidsovereenkomst. De oorspronkelijke arbeidsovereenkomst wordt ook in dit geval opgeschort voor de duur van de uitzending en herleeft na beëindiging van de uitzending. Het verschil tussen de eerste en de tweede variant van de opschortingsconstructie is dat de expat bij de tweede variant voor de duur van de uitzending in dienst treedt bij de buitenlandse vestiging. Voor deze constructie kiezen werkgevers vaak bij langer durende uitzendingen (meerdere jaren).

Beëindigingsconstructie

Bij de beëindigingsconstructie treedt de expat in dienst bij de buitenlandse vestiging en wordt de oorspronkelijke arbeidsovereenkomst met de Nederlandse werkgever definitief beëindigd. In dit geval is er ook geen terugkeerintentie naar de Nederlandse werkgever, waardoor er formeel gezien geen sprake meer is van uitzending. Bij deze constructie gaat de expat dus voor onbepaalde tijd naar het buitenland.

Detacheringsovereenkomst

Naast het sluiten van een overeenkomst met de expat, kan het raadzaam zijn een overeenkomst te sluiten met de buitenlandse vestiging waar de expat gaat werken. In een zogenoemde detacheringsovereenkomst kan worden opgenomen dat werknemers worden uitgeleend en dat hier kosten voor in rekening worden gebracht. Hierbij kan worden gedacht aan salariskosten, pensioenkosten, verhuiskosten, onkosten etc. Dergelijke overeenkomsten kunnen ook intra-concern worden afgesloten.

Welk arbeidsrecht is van toepassing tijdens uitzending naar buitenland?

Als u personeel naar het buitenland uitzendt, speelt de vraag: welk arbeidsrecht is van toepassing op de arbeidsovereenkomst in deze periode? Nederlands recht of het recht van een ander land? Een Europese verordening geeft antwoord op deze vraag ten aanzien van uitzendingen naar landen in Europa. De twee volgende regels zijn de uitgangspunten:

  1. De arbeidsovereenkomst wordt beheerst door het recht van het land waar, of van waaruit, de werknemer gewoonlijk zijn arbeid verricht, zelfs wanneer hij tijdelijk in een ander land te werk is gesteld;
  2. Als een werknemer niet in één land gewoonlijk zijn arbeid verricht is het recht van het land van toepassing waar de vestiging zich bevindt die de werknemer in dienst heeft genomen.

Voorbeeld bij regel 1)

Een Nederlandse werknemer verricht zijn werkzaamheden normaal gesproken bij zijn werkgever in Nederland en wordt voor drie maanden uitgezonden naar een vestiging in Duitsland. Na de uitzending keert hij weer terug naar zijn werkplek in Nederland. In dit geval werkt deze werknemer gewoonlijk in Nederland en is en blijft het Nederlandse arbeidsrecht van toepassing op de arbeidsovereenkomst, ondanks dat hij werkzaamheden in Duitsland verricht.

Voorbeeld bij regel 2)

Als dezelfde werknemer echter de helft van de tijd in Nederland werkt en de andere helft van de tijd in Duitsland werkt – waardoor niet kan worden bepaald in welk land de werknemer ‘gewoonlijk’ werkt, dan is Nederlands arbeidsrecht van toepassing aangezien (in dit voorbeeld) de werkgever in Nederland is gevestigd.

Uitzonderingsregel buitenlandse werknemers

Er is echter een uitzondering op bovengenoemde twee uitgangspunten. Indien namelijk ‘uit het geheel van de omstandigheden’ blijkt dat de arbeidsovereenkomst een kennelijk nauwere band heeft met een ander land (dan het land dat volgens de uitgangspunten wordt aangewezen), dan is het recht van dat andere land van toepassing is. Dit wordt ook wel de ‘expat-clausule’ genoemd.

Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan Nederlandse werknemer die door een Nederlandse werkgever voor een relatief korte periode, bijvoorbeeld twee jaar, naar Engeland wordt uitgezonden, maar die een nauwe band houdt met Nederland. Bijvoorbeeld doordat hij in dienst blijft van de Nederlandse werkgever (detacheringsconstructie), zijn huis aanhoudt in Nederland, in Nederland sociaal verzekerd blijft en de arbeidsovereenkomst zogenaamde expat-voorzieningen bevat (bijv. verhuiskostenvergoedingen, woonlastenvergoedingen, repatriëring/terugkeervoorzieningen etc.).

In deze situatie kan worden beargumenteerd dat de arbeidsovereenkomst nauwer verbonden is gebleven met Nederland, waardoor het Nederlandse arbeidsrecht van toepassing is/blijft.

Voorrangsregels buitenlandse werknemers

Voortbordurend op bovengenoemde casus is van belang om bewust te zijn van het feit dat er op grond van – wederom – Europees recht, binnen elke EU-Lidstaat zogenaamde ‘voorrangsregels’ bestaan die altijd gelden, ongeacht dat de arbeidsovereenkomst wordt beheerst door een buitenlands arbeidsrecht. De gedachte hierachter is dat buitenlands personeel dat tijdelijk in (bijvoorbeeld) Frankrijk arbeid verrichten en waarbij de arbeidsovereenkomst wordt beheerst door Nederlands recht, recht hebben op bepaalde minimale arbeidsvoorwaarden/arbeidsomstandigheden naar Frans recht.

Rechtskeuze bij in dienst nemen buitenlandse werknemers

Los van het Europese recht zoals hiervoor is beschreven, kunnen de werkgever en de werknemer in de arbeidsovereenkomst een ‘rechtskeuze’ opnemen. Bijvoorbeeld door te vermelden: ‘Nederlands recht is van toepassing op deze arbeidsovereenkomst’. Echter, als de rechtskeuze niet aansluit bij het recht van het land dat door de Europese verordening wordt aangewezen, kan dit ertoe leiden dat het recht van twee verschillende landen van toepassing is op de arbeidsovereenkomst (namelijk het recht van de rechtskeuze en het recht dat wordt aangewezen door de Europese verordening). Het recht van het land dat wordt aangewezen door de Europese verordening kan immers niet worden ‘weg gecontracteerd’ door de rechtskeuze.

Indien er twee rechtsstelsels van toepassing zijn, is het de buitenlandse werknemer die hier meestal van profiteert. Zoek dus goed uit welk arbeidsrecht van toepassing is conform het Europese recht, voordat een rechtskeuze wordt gemaakt in de arbeidsovereenkomst en win bij twijfel tijdig advies in.

Is er bij uitzending naar buitenland werkvergunning nodig?

Binnen de EU geldt er een vrij verkeer van werknemers. Om deze reden heeft een Nederlandse werknemer geen werkvergunning nodig om in een andere EU-Lidstaat te mogen werken. In andere landen is meestal wel een werkvergunning vereist. De nationale regels van het betreffende buitenland zullen in acht moeten worden genomen.

Kan werknemer bij uitzending sociaal verzekerd blijven in Nederland?

Als een Nederlandse werknemer tijdelijk wordt uitgezonden naar het buitenland, dan is het belangrijk om te weten of hij sociaal verzekerd kan blijven in Nederland of dat er premies voor sociale verzekeringen moeten worden afgedragen in het buitenland. In het geval van tijdelijke uitzending naar het buitenland (maximaal vijf jaar) is het onder voorwaarden mogelijk om sociaal verzekerd te blijven in Nederland.

Waar moet loonbelasting worden afgedragen tijdens uitzending?

Het uitgangspunt hierbij is dat loonbelasting wordt afgedragen in het land waar de werknemer zijn werkzaamheden verricht. Indien de werknemer slechts tijdelijk in het buitenland werkt, dan hoeft niet altijd in dit buitenland loonbelasting te worden afgedragen. Hiervoor geldt de zogenaamde ‘183-dagenregeling’.

Zoek uit en leg vast!

Ongeacht op welke wijze u personeel in het buitenland laat werken, is het van belang om een nieuwe of aanvullende arbeidsovereenkomst af te sluiten. Buitenlands recht kan immers van toepassing zijn, de arbeidsvoorwaarden kunnen veranderen en/of een buitenlandse vestiging kan contractpartij moeten worden. Op het moment dat vooraf geen goede afspraken worden gemaakt en de risico’s, rechten en plichten niet vooraf worden geïnventariseerd, kan dit leiden tot arbeidsconflicten en onverwacht hoge extra kosten.

Heeft u hulp nodig van een advocaat of fiscalist die gespecialiseerd is in grensoverschrijdende arbeidsrelaties?

Via het LegalDutch-platform krijgt u snel advies voor een vaste prijs

Sanne van Ruitenbeek

Over de auteur

Bekijk het profiel van Sanne van Ruitenbeek, arbeidsrechtadvocaat bij Pallas Advocaten en gespecialiseerd in internationale arbeidsrelaties.