Werkkostenregeling: Overzicht Voor Werkgevers

Iedere werkgever is verplicht de werkkostenregeling toe te passen. Hier leest u hoe de regeling werkt.

Het keuzeregime voor vergoedingen en verstrekkingen in de loonheffingensfeer is per 1 januari 2015 vervallen en elke werkgever is verplicht om de werkkostenregeling toe te passen. Uitgangspunt van de werkkostenregeling is dat een werkgever maximaal de vrije ruimte mag besteden aan onbelaste vergoedingen of verstrekkingen aan werknemers. Daarnaast gelden zogenoemde gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen, die niet ten koste gaan van de vrije ruimte.

Wat is de vrije ruimte?

Op grond van de werkkostenregeling mag een werkgever maximaal 1,2% van de totale fiscale loonsom besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan zijn werknemers, de zogenoemde ‘vrije ruimte’. Deze vrije ruimte bedraagt thans nog 1,5%, in het Belastingplan 2015 is voorgesteld deze te verlagen. De werkgever is vrij te bepalen op welke wijze de vrije ruimte wordt verdeeld over de werknemers. Per werknemer hoeft in beginsel niet te worden geregistreerd wat de werkgever aan hem vergoedt of verstrekt.

Indien de vrije ruimte volledig is benut, heeft de werkgever de keuze de vergoeding of verstrekking tot het normaal belaste loon van de werknemer te rekenen dan wel als eindheffingsloon te belasten tegen 80%. Per vergoeding of verstrekking en per werknemer mag deze keuze worden gemaakt. Voor een aantal vormen van loon geldt echter geen keuze (maar verplicht eindheffingsloon of verplicht loon van de werknemer).

Binnen de vrije ruimte dient een werkgever rekening te houden met de gebruikelijkheidstoets; vergoedingen en verstrekkingen mogen niet in belangrijke mate (30% of meer) hoger zijn dan wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het deel van de vergoeding of verstrekking dat boven deze grens uit komt, wordt standaard als individueel loon van de werknemer aangemerkt.

Vereenvoudiging afrekensystematiek

In het Belastingplan 2015 is voorgesteld dat de werkgever met ingang van 2015 niet meer per tijdvak hoeft te toetsen of de vrije ruimte wordt overschreden, maar dit na afloop van het kalenderjaar in één keer kan doen. De verschuldigde belasting in het kader van de WKR moet dan tegelijk met de aangifte over het eerste tijdvak van het volgende kalenderjaar worden aangegeven en afgedragen. Het blijft wel mogelijk om de belasting al eerder in gedeelten af te dragen.

Concernregeling

In het Belastingplan 2015 is tevens de introductie van een concernregeling voorgesteld, waarmee de verschuldigde belasting bij overschrijding van de vrije ruimte vanaf 2015 op concernniveau vastgesteld kan worden. Voor toepassing van de concernregeling is vereist dat bij de moedermaatschappij sprake is van vrijwel volledige eigendom (95%-eis) van de (klein)dochtermaatschappij(en). Een concern kan op het uiterste afrekenmoment, zijnde de aangifte over het volgende kalenderjaar, kiezen om de concernregeling al dan niet toe te passen. De inhoudingsplichtige die in het betreffende jaar de grootste loonsom van het concern heeft, moet de verschuldigde belasting aangeven en afdragen.

Bij de concernregeling mag geen rekening worden gehouden met in het kalenderjaar toe- of uittredende concernonderdelen. Deze moeten bij overschrijding van de vrije ruimte zelfstandig de verschuldigde belasting aangeven en afdragen.

Gerichte vrijstellingen werkkostenregeling

Voor vergoedingen en verstrekkingen van kosten waarbij het zakelijke karakter overheerst, zijn gerichte vrijstellingen opgenomen in de werkkostenregeling. Dergelijke vergoedingen en verstrekkingen gaan derhalve niet ten koste van de vrije ruimte.

Voor gerichte vrijstellingen kunt u onder voorwaarden ook een vaste kostenvergoeding geven aan uw werknemers. De volgende gerichte vrijstellingen zijn opgenomen:

• Reiskosten;

– kostenvergoedingen voor zakelijke reizen en woon-werkverkeer met eigen vervoer van maximaal € 0,19 per kilometer;

– abonnementen en losse kaartjes voor het openbaar vervoer;

• Bijscholing, cursussen, congressen, vakliteratuur, training en dergelijke, voor zover van belang voor het werk van de werknemer;
• Studie- en opleidingskosten alsmede procedures tot erkenning van verworven competenties (EVC-procedures);
• Kosten van tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking en maaltijden bij overwerk, koopavonden, tijdens dienstreizen en met zakelijke relaties;
• Kosten van verhuizing in het kader van de dienstbetrekking;
• Extra kosten van tijdelijk verblijf buiten het land van herkomst in het kader van de dienstbetrekking (extraterritoriale kosten).

Nieuwe gerichte vrijstelling

Aangekondigd is dat per 2015 in de werkkostenregeling een nieuwe gerichte vrijstelling voor een aantal werkplek gerelateerde voorzieningen zal gaan gelden, waarbij geen onderscheid meer wordt gemaakt tussen voorzieningen die zijn vergoed, verstrekt of ter beschikking gesteld. Voor welke voorzieningen dit geldt, is op Prinsjesdag nog niet bekend gemaakt.

Eindheffingsloon en normen

U dient de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen in uw administratie aan te merken als eindheffingsloon. Daarnaast geldt dat deze binnen de normen dienen te blijven die voor deze gerichte vrijstellingen gelden. Wanneer u meer verstrekt of vergoedt dan deze normen, heeft u de keuze het meerdere onder te brengen in de vrije ruimte of als loon van de werknemer te belasten, dan wel een combinatie van die twee opties.

Personeelskorting

In het Belastingplan 2015 is voorgesteld de regeling voor personeelskorting onder het ‘oude’ regime van vrije vergoedingen en verstrekkingen per 1 januari 2015 nagenoeg geheel als gerichte vrijstelling in de werkkostenregeling op te nemen. Voorwaarde voor toepassing van deze vrijstelling is dat het voordeel niet meer mag bedragen dan 20% van de waarde in het economische verkeer van deze producten en niet meer dan € 500 per werknemer per jaar. In afwijking van de oude regeling is het niet meer mogelijk om het niet-gebruikte deel van de personeelskorting door te schuiven naar volgende kalenderjaren.

Nihilwaardering

Door de werkgever ter beschikking gestelde en verstrekte zaken dienen gewaardeerd te worden om het voordeel voor de werknemer vast te kunnen stellen in het kader van de loonheffingen. Daarbij geldt als hoofdregel dat moet worden uitgegaan van de factuurwaarde (inclusief btw!). Voor een aantal ter beschikking gestelde en verstrekte zaken mag de waarde onder voorwaarden echter op nihil worden gesteld:

• Voorzieningen op de werkplek (bedrijfsfitness, gereedschappen, vaste computer, vaste telefoon, internet);
• Arbovoorzieningen op de werkplek;
• Consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd;
• Ter beschikking gestelde ‘werkkleding’;
• Ter beschikking gestelde mobiele communicatiemiddelen (telefoon, blackberry, smartphone) indien het zakelijke gebruik meer dan 10% bedraagt;
• Ter beschikking gestelde hulpmiddelen (zoals computers en dergelijke apparatuur), gereedschappen en toebehoren, die de werknemer ook buiten de werkplek kan gebruiken, indien het zakelijke gebruik 90% of meer bedraagt;
• De renteloze personeelslening indien de werknemer daarmee een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter voor woon-werkverkeer koopt;
• De renteloze personeelslening indien de werknemer deze heeft aangewend voor het kopen, onderhouden of verbeteren van een ‘eigen woning’;
• Ov-jaarkaart en voordeelurenkaart indien de werknemer deze kaart ook voor zakelijke reizen gebruikt (waaronder woon-werkverkeer).

Voor de volledigheid wijzen we u erop dat de nihilwaarderingen enkel van toepassing zijn op ter beschikking gestelde en verstrekte zaken. U kunt uw werknemers dus niet onbelast een geldbedrag verstrekken als vergoeding voor kosten die zij zelf maken met betrekking tot voornoemde posten.

In het Belastingplan 2015 is voorgesteld om voor gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur het zogenoemde noodzakelijkheidscriterium te introduceren. Als een werknemer dergelijke instrumenten zonder meer nodig heeft om zijn werk te doen, kan de werkgever deze verstrekken zonder fiscaal rekening te hoeven houden met het eventuele privévoordeel van de werknemer. Mede hierdoor vervalt het fiscale onderscheid tussen computers, smartphones en tablets. In situaties waarin de werknemer ook bestuurder of commissaris is van het lichaam waarvoor hij werkt, is het oordeel van de werkgever of een instrument ‘noodzakelijk’ is niet voldoende, maar geldt een zwaardere bewijslast.